合同檔案如何整理歸檔，業(yè)務(wù)合同應(yīng)該如何整理歸檔

來(lái)源：整理時(shí)間：2023-05-11 15:09:41 編輯：律生活手機(jī)版

1，業(yè)務(wù)合同應(yīng)該如何整理歸檔

按合作單位歸檔，用便簽注明時(shí)間，一些需特別注意的事件

按照簽署時(shí)間裝訂成冊(cè)，或者業(yè)務(wù)員的名字為第一順序，以簽署時(shí)間為第二順序排列裝訂成冊(cè)。

業(yè)務(wù)合同應(yīng)該如何整理歸檔

2，如何整理檔案

先分類(lèi)，按類(lèi)別分出大類(lèi)，比如工程檔案，財(cái)務(wù)檔案，員工檔案，然后把分完大類(lèi)后的檔案再按已執(zhí)行完和未執(zhí)行完檔案進(jìn)行分類(lèi)，最后按時(shí)間進(jìn)行排列，最后打出檔案明細(xì)表，放在歸類(lèi)后的檔案盒第一頁(yè)，就好了，很簡(jiǎn)單的，只要不怕麻煩，有耐心就行

如何整理檔案

3，如何整理工程歸檔資料

根據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》（國(guó)務(wù)院第279號(hào)令）、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（建設(shè)部第90號(hào)令）、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）各行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《建筑工程資料管理規(guī)程》（JGJ/T185-2009）的規(guī)定，你單位建設(shè)的工程自竣工驗(yàn)收合格之日起3個(gè)月內(nèi)必須向市城建檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的工程檔案。為了做好該項(xiàng)目檔案的編報(bào)工作，現(xiàn)就有關(guān)問(wèn)題告知如下：一、工程檔案報(bào)送的內(nèi)容和組卷方法根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》規(guī)定，向城建檔案部門(mén)報(bào)送的工程檔案為部分具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值的工程檔案，具體內(nèi)容和組卷方法可參照《三亞市建筑工程檔案報(bào)送內(nèi)容組卷表》（見(jiàn)附件）整理。二、工程檔案的質(zhì)量要求工程檔案的案卷質(zhì)量必須符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和《建筑工程資料管理規(guī)程》的要求。三、工程檔案報(bào)送期限自竣工驗(yàn)收合格之日起3個(gè)月內(nèi)報(bào)送。四、違法責(zé)任逾期末向市城建檔案館報(bào)送工程檔案的，將按《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第五十九條和《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》第十四條處1-10萬(wàn)元罰款。五、報(bào)送的工程檔案經(jīng)驗(yàn)收合格，即予以退還工程檔案風(fēng)險(xiǎn)金。整理工程歸檔資料要看當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)的規(guī)定，沒(méi)有固定的目錄！

如何整理工程歸檔資料

4，公司的合同文件怎么整理統(tǒng)計(jì)

我覺(jué)得貴公司需要一款企業(yè)管理軟件來(lái)幫助企業(yè)進(jìn)行相關(guān)管理的，合同檔案等是企業(yè)的重要材料，紙質(zhì)的保存不利于查找也易于損壞！那么企業(yè)管理軟件除了可以記錄這些信息之外，還可以為企業(yè)提供更全面的發(fā)展數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，讓企業(yè)獲取更多的銷(xiāo)售額，為企業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。選擇軟件的時(shí)候，功能當(dāng)然是最符合企業(yè)的管理需求又能給企業(yè)帶來(lái)更多的附加價(jià)值為最符合了，軟件是需要后期在企業(yè)內(nèi)實(shí)施的，所以一定要多了解軟件功能。其次，軟件是伴隨著一次一次的升級(jí)服務(wù)來(lái)讓軟件更加完美的，如果在軟件的使用過(guò)程中無(wú)人提供相關(guān)服務(wù)以及指導(dǎo)，除了無(wú)法完成軟件的問(wèn)題處理之外，更多的是無(wú)法讓軟件進(jìn)行很好的提升，已到達(dá)讓企業(yè)獲得更多的間接經(jīng)濟(jì)效益！如果需要選擇企業(yè)管理軟件，你可以看看金智企業(yè)綜合管理系統(tǒng)，可以為企業(yè)很好的實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程，優(yōu)質(zhì)管理企業(yè)，并為企業(yè)提供數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析。歡迎百度搜索進(jìn)行了解，也可以百度HI我，開(kāi)通軟件的全功能免費(fèi)試用！讓企業(yè)的選擇多一個(gè)機(jī)會(huì)！

1、公司的合同文件太多時(shí)，可以采用“合同管理系統(tǒng)”軟件進(jìn)行管理。2、合同管理系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想，為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營(yíng)績(jī)效評(píng)估的全方位、系統(tǒng)化的合同管理平臺(tái)。合同管理系統(tǒng)主要基于協(xié)同產(chǎn)品商務(wù)管理，把客戶(hù)需求、制造活動(dòng)、采購(gòu)管理、賬款管理、業(yè)務(wù)流程看作是一個(gè)緊密聯(lián)接的協(xié)作鏈系統(tǒng)，采用全程一體化建模技術(shù)，將企業(yè)內(nèi)部信息管理劃分成幾個(gè)相互協(xié)同作業(yè)的支持子系統(tǒng)，對(duì)協(xié)作鏈上的所有環(huán)節(jié)有效地進(jìn)行管理。3、合同的分類(lèi)。合同依其標(biāo)的不同，劃分為一定的類(lèi)型，包括：轉(zhuǎn)移標(biāo)的物所有權(quán)的合同：買(mǎi)賣(mài)合同、供用電水氣熱力合同、贈(zèng)與合同等；轉(zhuǎn)移標(biāo)的物用益權(quán)的合同：租賃合同、融資租賃合同、完成工作的合同、承攬合同、建設(shè)工程合同等；給予信用的合同：借款合同等；提供服務(wù)的合同：運(yùn)輸合同、保管合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、委托合同、行紀(jì)合同、居間合同等；轉(zhuǎn)移智慧成果的合同：技術(shù)合同等。

5，檔案管理員如何整理檔案

一、檔案管理人員職責(zé) 1、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 2、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不同種類(lèi)文件材料的形成特征，制定案卷類(lèi)目，合理分類(lèi)存放，便于利用和歸檔。 3、歸檔案卷做到頁(yè)號(hào)編寫(xiě)準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。 4、保管好本公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、按要求對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目，并編制檢索工具，能應(yīng)要求快速、準(zhǔn)確地查詢(xún)所需檔案。二、收集歸檔范圍本公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者相關(guān)政府部門(mén)送來(lái)的與本公司關(guān)系密切的各類(lèi)文件材料(包括公文、書(shū)信、會(huì)議、合同、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊(cè)、獎(jiǎng)品、影像音資料等)都屬收集歸檔范圍。 1、股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議。 2、各種工作會(huì)議、專(zhuān)業(yè)會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。 3、公司發(fā)出的各類(lèi)工作計(jì)劃、方案、安排、總結(jié)、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通知等文件。 4、各項(xiàng)規(guī)章制度。 5、向上級(jí)請(qǐng)示的文件，以及上級(jí)批復(fù)的各類(lèi)文件。（不包括項(xiàng)目審批文件） 6、各種綜合的或?qū)ｎ}的可行性研究、考察等報(bào)告。 7、工程建設(shè)底圖、藍(lán)圖及文字材料。 8、經(jīng)批復(fù)的工程設(shè)計(jì)圖紙及文字材料。 9、各種報(bào)表、名冊(cè)、登記表、簿冊(cè)、數(shù)據(jù)、憑證。 10、宣傳或反映本公司重要活動(dòng)的影像音資料。 11、本公司獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。 12、各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)權(quán)利證明、憑證，各種證明存根，各項(xiàng)許可證。 13、本公司編輯、出版的刊物。 14、本公司招聘、試用轉(zhuǎn)正、晉升、加薪等各類(lèi)人事資料。 15、有關(guān)單位與本公司簽訂的合同、合約、協(xié)議。? 16、銷(xiāo)售合同及銷(xiāo)售客戶(hù)資料。? 三、歸檔要求 1、凡公司發(fā)出的文件，由管理部的有關(guān)人員收集，交由檔案專(zhuān)管員歸檔。 2、一項(xiàng)工作已完成時(shí)，由經(jīng)辦人員將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后，主動(dòng)送交專(zhuān)管員歸檔。? 3、編制交接表，一項(xiàng)資料由經(jīng)辦人交專(zhuān)管員歸檔時(shí)，應(yīng)登記并雙方簽名。 4、每年三月進(jìn)行一次全面、徹底的清查整理。 5、正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文一起歸檔。 6、歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，一般不用復(fù)制件。應(yīng)注意：檢查應(yīng)蓋公章是否已蓋，文件沒(méi)有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、文件沒(méi)有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。? 7、歸檔的影像音資料要寫(xiě)上文字說(shuō)明。 8、歸檔的文件材料必須經(jīng)過(guò)初步整理，把同一具體問(wèn)題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。 9、財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管。四、檔案的借閱與復(fù)印 1、編制借閱表，當(dāng)借出和還回時(shí)都必須填寫(xiě)，并經(jīng)使用人和保管人雙方共同簽名。 2、查閱各類(lèi)檔案應(yīng)在公司內(nèi)進(jìn)行，查閱應(yīng)不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出公司使用的，需填寫(xiě)借出申請(qǐng)并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。 3、外單位來(lái)人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，方可查閱或復(fù)制。五、檔案的保密管理 1、檔案專(zhuān)管員和公司工作人員均應(yīng)遵守保密制度，嚴(yán)格遵守保密原則，確保檔案的安全。 2、凡是調(diào)用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接查找。 3、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)追查。 4、股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議文件僅供股東和董事會(huì)會(huì)議組成人員查閱。其他人員須查閱的，須經(jīng)總經(jīng)理同意。 5、各部門(mén)員工只可查閱與本部門(mén)相關(guān)的資料，確實(shí)需查閱其他資料的須副總經(jīng)理同意。六、檔案的銷(xiāo)毀 1、經(jīng)過(guò)鑒定確需銷(xiāo)毀的檔案，必須列出檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。 2、檔案銷(xiāo)毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，各類(lèi)檔案必須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批同意后銷(xiāo)毀。 3、批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，要有兩人鑒銷(xiāo)；銷(xiāo)毀完畢，鑒銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上寫(xiě)明某曰已銷(xiāo)毀并簽名蓋章。在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》上注明“已銷(xiāo)毀”。

檔案管理制度一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。五、資料的收集與整理1. 公司的歸檔資料實(shí)行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。4. 各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。六、資料的分類(lèi)與歸檔1. 公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。七、檔案的借閱1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。3. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。4. 檔案借閱者必須做到：① 愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。八、檔案的銷(xiāo)毀1. 公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。2. 當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3. 凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5. 在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。