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合同歸檔文件整理方法電子版，請(qǐng)教我一種可以把很多的文件合同不用手動(dòng)輸入電腦就讓它變成

來(lái)源：整理時(shí)間：2023-04-16 02:44:17 編輯：律生活手機(jī)版

1，請(qǐng)教我一種可以把很多的文件合同不用手動(dòng)輸入電腦就讓它變成

現(xiàn)在掃描儀有這種功能，可以將約質(zhì)文本轉(zhuǎn)換成電子文本，但轉(zhuǎn)換得不是很完整，需要人工進(jìn)行一些編輯。如果你沒(méi)有掃描儀可能去打字復(fù)印店要他們幫到搞下。

掃描

請(qǐng)教我一種可以把很多的文件合同不用手動(dòng)輸入電腦就讓它變成

2，要用表格的形式來(lái)整理往來(lái)合同該怎么做

我不會(huì)~~~但還是要微笑~~~：）

只能給你一個(gè)思路：先把合同電子版放到指定文件夾，用word或Excel，我建議用excel建立表格，列出所有合同標(biāo)題，然后在單元格用超級(jí)連接指向合同電子版，這樣以后只要打開(kāi)excel，點(diǎn)擊合同標(biāo)題就可以直接打開(kāi)指定合同的電子版了。

要用表格的形式來(lái)整理往來(lái)合同該怎么做

3，上一年的應(yīng)收賬款和相關(guān)采購(gòu)銷(xiāo)售合同資料怎樣整理歸檔請(qǐng)您們幫幫

關(guān)于這個(gè)問(wèn)題，是每一個(gè)會(huì)計(jì)人員都會(huì)遇到的，你可以這樣處理：首先要把客戶(hù)的實(shí)際欠款金額每隔一段時(shí)間進(jìn)行累計(jì)，再根據(jù)實(shí)際還款金額來(lái)沖減，剩下的就是客戶(hù)尚欠的。至于明細(xì)的問(wèn)題，你可以按順序依次遞減就是了。

上一年的應(yīng)收賬款，先制作電子文檔，再打印，然后與相關(guān)采購(gòu)銷(xiāo)售合同資料一起裝訂成冊(cè)。

上一年的應(yīng)收賬款和相關(guān)采購(gòu)銷(xiāo)售合同資料怎樣整理歸檔請(qǐng)您們幫幫

4，文件材料清理歸檔電子文件怎么整理

我不會(huì)~~~但還是要微笑~~~：）

一是按現(xiàn)行公文、科技等文件的有關(guān)歸檔范圍執(zhí)行；二要考慮電子文件的特殊性，根據(jù)電子文件的形成規(guī)律，盡量具體列出階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件組合，保證電子文件的完整性；三是電子計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境，表達(dá)電子文件內(nèi)容的 ? 基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等也必須列入歸檔范圍。 ? 收集材料包括： ? 第一，歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)壞分子數(shù)據(jù)。 ? 第二，紙質(zhì)文件、縮微膠片。 ? 第三，電子文件管理的許多環(huán)節(jié)的成果和文件信息。

5，如何整理工程歸檔資料

根據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》（國(guó)務(wù)院第279號(hào)令）、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（建設(shè)部第90號(hào)令）、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）各行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《建筑工程資料管理規(guī)程》（JGJ/T185-2009）的規(guī)定，你單位建設(shè)的工程自竣工驗(yàn)收合格之日起3個(gè)月內(nèi)必須向市城建檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的工程檔案。為了做好該項(xiàng)目檔案的編報(bào)工作，現(xiàn)就有關(guān)問(wèn)題告知如下：一、工程檔案報(bào)送的內(nèi)容和組卷方法根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》規(guī)定，向城建檔案部門(mén)報(bào)送的工程檔案為部分具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值的工程檔案，具體內(nèi)容和組卷方法可參照《三亞市建筑工程檔案報(bào)送內(nèi)容組卷表》（見(jiàn)附件）整理。二、工程檔案的質(zhì)量要求工程檔案的案卷質(zhì)量必須符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和《建筑工程資料管理規(guī)程》的要求。三、工程檔案報(bào)送期限自竣工驗(yàn)收合格之日起3個(gè)月內(nèi)報(bào)送。四、違法責(zé)任逾期末向市城建檔案館報(bào)送工程檔案的，將按《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第五十九條和《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》第十四條處1-10萬(wàn)元罰款。五、報(bào)送的工程檔案經(jīng)驗(yàn)收合格，即予以退還工程檔案風(fēng)險(xiǎn)金。整理工程歸檔資料要看當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)的規(guī)定，沒(méi)有固定的目錄！

6，如何加強(qiáng)電子文件歸檔管理

檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如，當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案具有法律憑證的作用。但是在在oa辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件的原始性卻很難得到體現(xiàn)。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文件能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等等，已經(jīng)成為檔案界的新課題。依據(jù)國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，從檔案管理的基本規(guī)律和計(jì)算機(jī)技術(shù)的特點(diǎn)出發(fā)，制訂歸檔電子文件管理辦法是當(dāng)務(wù)之急。制訂一個(gè)包括電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)、保護(hù)等內(nèi)容的管理辦法，以確保真實(shí)、有效地把好歸檔電子文件的質(zhì)量檢驗(yàn)關(guān)，從歸檔電子文件的特點(diǎn)出發(fā)研制歸檔電子檔案管理系統(tǒng)軟件。制訂管理辦法要注意的問(wèn)題電子文件的存儲(chǔ)載體問(wèn)題。電子文件的存儲(chǔ)載體有多種，如，磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等。光盤(pán)與磁帶、磁盤(pán)相比，其特點(diǎn)是：記錄密度高、存儲(chǔ)量大；非接觸式記錄和信息讀取方式；數(shù)據(jù)傳輸率高；存取速度快；易保存。因有保護(hù)層，信息讀出為無(wú)接觸式的，不存在讀取磨損，所以盤(pán)片不易損壞。根據(jù)這些特點(diǎn)，目前使用光盤(pán)作為電子文件歸檔的載體比較合適。盡管它的標(biāo)準(zhǔn)不夠完善，但隨著技術(shù)的發(fā)展，相信在不久的將來(lái)，有關(guān)光盤(pán)的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)陸續(xù)出臺(tái)。所以在當(dāng)前選擇光盤(pán)作為電子檔案存儲(chǔ)載體最為合適。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。在條件允許時(shí)，及時(shí)將軟磁盤(pán)更換為光盤(pán)載體長(zhǎng)期保存。紙質(zhì)檔案與電子檔案長(zhǎng)期并存在保持一致的問(wèn)題。兩種不同載體檔案的特點(diǎn)，可概括為兩句話：紙質(zhì)檔案便于長(zhǎng)期永久保存，而利用較不方便；電子檔案便于利用，但難于永久保存。鑒于這種局面，兩種載體檔案會(huì)在一定時(shí)期內(nèi)長(zhǎng)期并存。普遍做法是“雙套制”，即在保存電子文件的同時(shí)，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件保存。兩種載體檔案并存特別要注意兩種檔案的一致性，在電子檔案著錄、編號(hào)、簽署、更改、更新時(shí)更應(yīng)注意保證電子檔案與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)相符。電子文件的安全問(wèn)題。一是電子文件歸檔時(shí)，把屬于一般性的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺(tái)都能使用的文本文件的格式，以不變應(yīng)萬(wàn)變，消除由于技術(shù)演變所帶來(lái)的影響。特殊格式電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的瀏覽軟件。二是使用“只寫(xiě)一次式光盤(pán)加背書(shū)”方式制作歸檔原件，確認(rèn)其內(nèi)容信息的原始性。歸檔前電子文件內(nèi)容的原始性由歸檔人負(fù)責(zé)，歸檔后的原始性由檔案室負(fù)責(zé)，為了分清責(zé)任，最理想的辦法是雙方在不可更改的載體上簽字，而這種光盤(pán)的同一處刻錄軌跡只能寫(xiě)入一次，這就是“只寫(xiě)一次式光盤(pán)加背書(shū)”。也可以只讀光盤(pán)、電子簽名、數(shù)字水印、隱形條碼、數(shù)字時(shí)間印章法等來(lái)確認(rèn)電子文件內(nèi)容信息的原始性。三是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，可采用一種既能確認(rèn)發(fā)件人身份，又能保密保安全的“公用密鑰數(shù)字簽名技術(shù)”。還可采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)、大眾身份認(rèn)證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等措施來(lái)保證網(wǎng)絡(luò)安全。當(dāng)然這都很難達(dá)到徹底的安全。四是利用中的安全措施：設(shè)置分級(jí)查詢(xún)權(quán)限密碼并定期或不定期地更改，屬于保密范圍的信息內(nèi)容的復(fù)制拷貝更要嚴(yán)格控制。系統(tǒng)對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)的記錄，作為利用工作查證的依據(jù)。而且利用系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)的容錯(cuò)能力，避免由于誤操作所帶來(lái)不可挽回的損失。電子文件的鑒定問(wèn)題。一是入口關(guān)，即在檔案部門(mén)接受電子文件是要檢驗(yàn)每個(gè)文件能否被正常讀出、打開(kāi)或運(yùn)行；有無(wú)感染計(jì)算機(jī)病毒；內(nèi)容是否完整，是否與歸檔移交清單或文件機(jī)讀目錄相一致等。二是定期檢查關(guān)，即對(duì)歸檔后的電子文件建立定期檢查的制度，數(shù)據(jù)類(lèi)電子文件檢驗(yàn)?zāi)芊癖徽Ｗx出，程序類(lèi)電子文件檢驗(yàn)?zāi)芊癖徽＿\(yùn)行。對(duì)于磁性載體一般應(yīng)每?jī)赡?、光盤(pán)每四年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不少于10％；對(duì)于磁性載體每四年拷貝一次，并建立對(duì)電子文件的檢查、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行登記制度，避免發(fā)生人為的誤操作或重復(fù)勞動(dòng)。轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。三是利用關(guān)，即在平時(shí)提供利用時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)有文件損壞或感染計(jì)算機(jī)病毒，立即要對(duì)該載體內(nèi)存儲(chǔ)的所有文件進(jìn)行檢驗(yàn)，及時(shí)采取措施修復(fù)損壞的文件。還要注意更新殺病毒軟件。同時(shí)，還要把電子文件歸檔與電子檔案管理所需要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)和硬件的配合納入到下一階段檔案室檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)劃中去，為接受電子文件做好物質(zhì)和精神準(zhǔn)備。

應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤(pán)，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條： (一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統(tǒng)。 (二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)是最佳歸檔途徑之一。無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。二、相關(guān)部門(mén)職能交融集成，建立電子文件歸檔制度。電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問(wèn)題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長(zhǎng)時(shí)間，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，在電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對(duì)那些憑證價(jià)值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫(kù)房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡(jiǎn)化合一，要經(jīng)過(guò)審慎證證，在萬(wàn)無(wú)一失的情況下實(shí)行，最好以簡(jiǎn)報(bào)、情況報(bào)道類(lèi)，以及信息的實(shí)質(zhì)內(nèi)容已被其它檔案所包含的文件作為簡(jiǎn)化合一的首選目標(biāo)。

7，請(qǐng)問(wèn)怎么整理電腦上面的文件進(jìn)行項(xiàng)目歸檔

歸檔文件整理規(guī)則1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。? 本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。 2 定義本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。 2.1 歸檔文件? 立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 2.2 歸檔文件整理? 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。 2.3 件? 歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。 3 整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。 4 質(zhì)量要求 4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。 4.2 整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。 5 整理方法 5.1 裝訂? 歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。 5.2 分類(lèi)? 歸檔文件可以采用年度－機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）－保管期限或保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行分類(lèi)。同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。 5.2.1 按年度分類(lèi)? 將文件按其形成年度分類(lèi)。 5.2.2 按保管期限分類(lèi)? 將文件按劃定的保管期限分類(lèi)。 5.2.3 按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)? 將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)（本項(xiàng)可以視情況予以取舍）。 5.3 排列? 歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。 5.4 編號(hào)? 歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)。（見(jiàn)圖A1。圖示中“＊”號(hào)欄為選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無(wú)須設(shè)置。以下同）。 5.4.1 全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。 5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。 5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱(chēng)或代碼。 5.4.4 件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。? 件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文件排列順序從"1"開(kāi)始標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。 5.4.5 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：作為分類(lèi)方案類(lèi)目的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）名稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。 5.5 編目? 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。 5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。 5.5.1.1 件號(hào)：填寫(xiě)室編件號(hào)。 5.5.1.2 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 5.5.1.3 文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。 5.5.1.4 題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加"〔〕"號(hào)。 5.5.1.5 日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。 5.5.1.6 頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。 5.5.1.7 備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。 5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)×寬為297mm×210mm）。 5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱(chēng)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等項(xiàng)目（見(jiàn)圖A3）。其中全宗名稱(chēng)即立檔單位的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。 5.6 裝盒? 將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。 5.6.1 檔案盒 5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。（見(jiàn)圖A4(a)）。 5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“－”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。 5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。 5.6.2 備考表? 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期（見(jiàn)圖A5）。 5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。 5.6.2.2 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 5.6.2.3 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

整理文件技巧如下：1. 不要保存不必要的文件。2. 給文件和文件夾統(tǒng)一命名。3. 把有關(guān)的文件存在一起，而不去管他們的格式。4. 把在做的項(xiàng)目和已經(jīng)完成的項(xiàng)目分開(kāi)來(lái)。5. 不要讓文件夾里裝得太滿(mǎn)。6. 記得備份文件歸檔系統(tǒng)。再?gòu)?qiáng)調(diào)一遍：這個(gè)聽(tīng)起來(lái)有點(diǎn)枯燥，但是很重要。7. 按日期整理文件。這樣可以幫你在不點(diǎn)開(kāi)文件夾的情況下確定那個(gè)文件是最近的8. 合理運(yùn)用”記事本“文件標(biāo)記和說(shuō)明。

按照我們的習(xí)慣給你分類(lèi)，僅供參考1項(xiàng)目試做階段文檔2項(xiàng)目量產(chǎn)階段文檔3客戶(hù)特殊要求訂單文檔4項(xiàng)目設(shè)計(jì)變更文檔

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