合同歸檔文件整理方法包括，如何進(jìn)行文書整理歸檔工作

來源：整理時(shí)間：2023-04-06 20:08:56 編輯：律生活手機(jī)版

1，如何進(jìn)行文書整理歸檔工作

1.存檔：所有經(jīng)過你手上的東西都作記錄。2.分類：易于檢索3.統(tǒng)計(jì)：讓別人知道自己都在做什么

如何進(jìn)行文書整理歸檔工作

2，關(guān)于合同整理方面的

去買那種里面有很多透明袋的文件夾,合同目錄放在第一頁里,合同文本按你編的目錄順序放入后面的袋子.然后可以用不干膠打印合同的頁碼或簽訂雙方名稱的信息等,貼在對應(yīng)的袋子上.這樣一來,一個(gè)文件夾就是一類合同,第一頁是目錄,后面的逐頁就是對應(yīng)目錄的合同.有多類合同就用多個(gè)文件夾.甚至于可以用不同顏色的文件夾來區(qū)別. 祝你工作順利!

關(guān)于合同整理方面的

3，公司合同存檔辦法

可以按照合同編號，合同類別進(jìn)行存檔。第三十九條合同作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密?！　〉谒氖畻l 業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)所立合同臺帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況，由法律顧問據(jù)此統(tǒng)計(jì)合同訂立和履行的情況，并向總經(jīng)理匯報(bào)?！　〉谒氖粭l 各有關(guān)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料（包括與有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等）按合同編號整理，由法律顧問確認(rèn)后交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失?！　〉谒氖l 公司定期對合同管理工作進(jìn)行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核范圍。

一：1、按時(shí)間順序和品種進(jìn)行裝訂，前面要有目錄的。2、如果合同比較多就每月裝訂一本的。3、要看你的合同的多少來定的，（一年，一個(gè)季度都可以的）二：1、名稱（品名）、型號、品種等表述應(yīng)完整規(guī)范，不要用簡稱。2、規(guī)格應(yīng)明確相應(yīng)的技術(shù)指標(biāo)，如成分、含量、純度、大小、長度、粗細(xì)。3、花色，如紅、黃、白要表述清楚。4、供貨的數(shù)量要清楚、準(zhǔn)確；計(jì)量單位應(yīng)當(dāng)規(guī)范，一般采用公制計(jì)量。2. 應(yīng)注意對貨物質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確約定三：1、如參照國家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等應(yīng)在中明確約定標(biāo)準(zhǔn)的名稱。2、如果是參照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)注意該企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)為已依法備案。3、憑樣品買賣的，雙方應(yīng)對樣品進(jìn)行封存，并可以對樣品的質(zhì)量予以說明。4、雙方對貨物質(zhì)量有特殊要求的，也應(yīng)在合同中予以明確。3、應(yīng)注意對貨款的支付方式進(jìn)行明確約定

公司合同存檔辦法

4，歸檔文件整理規(guī)則提出的整理方法與立卷比較有哪些不同

目前對于文書檔案的整理,有兩種方法可供選擇:一種是立卷歸檔整理方法,另一種是單件歸檔整理方法。立卷整理方法是一直延續(xù)下來的傳統(tǒng)檔案整理方法,它是指將一些互相有關(guān)聯(lián)的文件組合成案卷并裝訂起來的一種整理方法,組卷的過程較為復(fù)雜,但這種方法按問題將同類內(nèi)容的文件進(jìn)行集中,便于手工檢索利用;單件整理方法則是隨著計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用而出現(xiàn)的一種新的整理方法,它以計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件的應(yīng)用為前提,保持文件形成的原貌,逐份歸檔,操作較為簡單,但是對計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件有很強(qiáng)的依賴性。村、社區(qū)一般采用立卷歸檔整理方法。

9.0.2 工程資料組卷應(yīng)遵循以下原則：1 組卷應(yīng)遵循工程文件資料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件資料的內(nèi)在聯(lián)系；2 基建文件和監(jiān)理資料可按一個(gè)項(xiàng)目或一個(gè)單位工程進(jìn)行整理和組卷；3 施工資料應(yīng)按單位工程進(jìn)行組卷，可根據(jù)工程大小及資料的多少等具體情況選擇按專業(yè)或按分部、分項(xiàng)等進(jìn)行整理和組卷；4 竣工圖應(yīng)按設(shè)計(jì)單位提供的施工圖專業(yè)序列組卷；5 專業(yè)承包單位的工程資料應(yīng)單獨(dú)組卷；6 建筑節(jié)能工程現(xiàn)場實(shí)體檢驗(yàn)資料應(yīng)單獨(dú)組卷；7 移交城建檔案館保存的工程資料案卷中，施工驗(yàn)收資料部分應(yīng)單獨(dú)組成一卷；8 資料管理目錄應(yīng)與其對應(yīng)工程資料一同組卷；9 工程資料可根據(jù)資料數(shù)量多少組成一卷或多卷。0.3 工程資料案卷應(yīng)符合以下要求：1 案卷應(yīng)有案卷封面、卷內(nèi)目錄、內(nèi)容、備考表及封底。2 案卷不宜過厚，一般不超過 40mm。3 案卷應(yīng)美觀、整齊，案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)資料。9.0.2 本條規(guī)定了工程資料組卷的基本原則，一般情況下應(yīng)按此執(zhí)行，但并非絕對。工程資料組卷的目的是為了便于歸檔保存及查詢利用，主要用途是為了查詢利用，因此組卷的首要原則是遵循工程文件資料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件資料的內(nèi)在聯(lián)系，例如：工程變更洽商附有小圖時(shí)，就不宜把洽商與小圖拆開組卷。本規(guī)程主要以查詢利用為目的并結(jié)合有關(guān)要求提出了工程資料組卷的基本原則。

5，歸檔文件整理的第四個(gè)工作步驟是

編號

在防火工作中，文件的整理歸檔工作是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。文件的整理歸檔工作一般按年度進(jìn)行，但不一定要等到每年年終整理歸檔工作開始時(shí)才著手收集，可以實(shí)行季度整理歸檔。實(shí)踐證明，如果重視文件資料的平時(shí)積累，及時(shí)收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，做到隨辦隨歸、妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作變得十分輕松。一、嚴(yán)格登記收發(fā)文件的登記是文件來往的必經(jīng)關(guān)口。通過登記，對市政府及總隊(duì)來文、內(nèi)部文件等均逐件登記建賬，以做到“家底清楚”，有據(jù)可查。把好這一關(guān)，是保證文件齊全完整的一項(xiàng)重要措施。登記時(shí)，主要是通過正常渠道傳送的文件進(jìn)行逐件登記。二、及時(shí)收集及時(shí)收集是確保歸檔文件齊全完整的關(guān)鍵。首先要明確登記程序，明確來文單位、發(fā)文者、收文者、收文時(shí)間、處理結(jié)果等明細(xì)；其次對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，可以采取辦完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的辦法，按月或按季度進(jìn)行有目的的督辦、促辦和促交。三、認(rèn)真檢查對收集起來的各種文件材料，必須逐件進(jìn)行認(rèn)真檢查：一是要檢查文件的有效性。檢查同一事由的文件是否辦理完畢，包括每份文件是否已完成公文處理的每個(gè)程序，是否是生效文件。二是要檢查文件資料的完整性。檢查原文件材料及其處理結(jié)果資料是否完整；三是要檢查同一事由的文件是否收集在一起，文件種類、類型是否齊全完整，每份文件的正本、定稿、附件等是否齊全完整。四、隨辦隨歸這里的“辦”是指辦理完畢，“歸”是指整理后歸入檔案盒。收集來的文件材料經(jīng)過檢查后，一是可以按照整理歸檔工作的具體要求，或進(jìn)行完整的整理歸檔工作，或進(jìn)行裝訂、蓋章、編頁碼等整理歸檔的前期基礎(chǔ)性工作，使收集起來的零散文件系統(tǒng)化、有序化，暫時(shí)歸入臨時(shí)檔案盒或文件夾中。二是可以根據(jù)日常工作需要，準(zhǔn)備好不同檔案盒，將日常工作形成的文件資料，如：總隊(duì)文件，支隊(duì)文件、地方單位文件、會(huì)議資料、信息簡報(bào)等，分門別類存放保管。這樣既便于平時(shí)的查閱利用，也為年終整理歸檔工作打下基礎(chǔ)。五、妥善保管管理的對象既包括辦理完畢后經(jīng)過整理的歸檔文件材料，也包括沒有辦理完畢和不需要辦理的閱文和備案材料。這些文件材料應(yīng)配備專用的文件柜和文件夾（盒）。文件夾（盒）可以根據(jù)機(jī)構(gòu)、職能或問題、事由等因素進(jìn)行分類標(biāo)識，以便于文件的歸類和日常提供利用。妥善管理應(yīng)做到分門別類、有目可查、運(yùn)轉(zhuǎn)有序、保管安全。六、立卷歸檔分類是關(guān)鍵。組卷時(shí)，要注意同一大類的文件材料可以合并組卷，并放置在一起，不同大類的文件不能合并組卷，并分開存放。在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)遇到這樣的問題，就是有些文件找不到相對應(yīng)的“位子”，無法對其進(jìn)行組卷，這就需要對其進(jìn)行認(rèn)真分析，把相對較散的文件組成一卷，歸為散卷。立卷完畢后，進(jìn)行裝訂、裝盒、入柜保管。

6，歸檔文件整理的方法環(huán)節(jié)如何操作

一,分類調(diào)卷我所文書檔案的分類方案是按問題分類,即綜合管理類,綜合統(tǒng)計(jì)類,規(guī)章制度類,黨群紀(jì)檢類,人事教育類,科研管理類,外事管理類,技條基建后勤管理類,安全保密類,公司管理類十大類,能夠涵括我所所有事務(wù)活動(dòng).有些單位是按部門分類,這樣產(chǎn)生的后果是如果部門進(jìn)行調(diào)整,工作性質(zhì)有交叉后,不利于檔案分類的連續(xù)性. 將兼職檔案員所立案卷認(rèn)真檢查,按分類方案比對調(diào)整后,再按我所文書檔案保管期限表對每一類中的檔案保管期限進(jìn)行調(diào)整. 二,裝訂一般按一份文件為一件進(jìn)行裝訂,批復(fù)和請示可裝訂為一件,若太厚也可分為兩件,同樣,正文和附件,正本與草稿,來文與復(fù)文都可視情況分別裝訂.不過在文件排序時(shí)就應(yīng)相對集中放在一處,若是完成立檔工作后才歸來的文件也可放在最后,不必改動(dòng)前面的檔號. 在裝訂方式上,可用不銹鋼訂書釘裝訂,若過厚,才采用三針法線裝. 三,加蓋檔號章,編頁碼在每一件的右上角加蓋文書檔案檔號專用章,填寫其中內(nèi)容,內(nèi)容包括全宗號,年度,室編件號,機(jī)構(gòu)或問題(分類號),保管期限,館編件號六項(xiàng),這里著重是室編件號的填寫,室編件號一定要從不同分類,不同保管期限的最低一級順序從"1"開始標(biāo)號,比如永久保管綜合管理類檔案有10件,那么就從"001"編至 "010",長期保管綜合管理類有檔案10件,那么又從"001"編至"010",這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最后順序加入,而不影響前后其它檔案的檔案號. 逐件從"1"編頁碼. 四,錄入將文件目錄以"件"的方式錄入計(jì)算機(jī),以便查詢. 五,檔案盒根據(jù)不同分類不同保管期限的檔案厚度選擇相應(yīng)的檔案盒,原則是同一分類同一保管期限的檔案裝在一個(gè)盒內(nèi),但某一分類檔案過少時(shí)也可多個(gè)分類的檔案放入同一盒內(nèi),在盒脊處"機(jī)構(gòu)(問題)"欄處相應(yīng)地標(biāo)明多個(gè)分類號. 六,備考表將備考表填寫好后放入每盒的最后頁. 經(jīng)過上述五個(gè)步驟,一年的文書檔案就整理完畢了,顯而易見,新方法整理檔案有如下優(yōu)點(diǎn): 1.整理方便快捷.每件加蓋檔號章及用訂書釘裝訂的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于原來案卷組卷時(shí)每卷加封面封底,擬寫50字以內(nèi)的案卷標(biāo)題,用線裝訂的時(shí)間,檔案整理的效率提高了. 2.利于保密.新方法整理后的檔案可以針對性較強(qiáng)的借閱利用某一檔案,而不必因?yàn)槔靡患璩鲆痪?利于檔案的保密. 3.充分利用檔案室保存空間.取消了案卷封面封底,而且可以多個(gè)分類檔案放入同一卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進(jìn)而節(jié)約了檔案室的保存空間,隨著日后檔案的增加,這一優(yōu)勢會(huì)更加明顯. 4.容易調(diào)卷.分類錯(cuò)誤或檔案進(jìn)館時(shí),檔案存在調(diào)卷的問題,案卷級組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調(diào)整件盒級組卷時(shí),就只須改變一下排列件號,相對容易了許多. 5.查閱方便.在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢,更為快捷直觀. 缺點(diǎn):新方法要求將檔號章直接蓋在檔案上,這個(gè)做法我認(rèn)為有些不妥,值得探討!

7，請問怎么整理電腦上面的文件進(jìn)行項(xiàng)目歸檔

整理文件技巧如下：1. 不要保存不必要的文件。2. 給文件和文件夾統(tǒng)一命名。3. 把有關(guān)的文件存在一起，而不去管他們的格式。4. 把在做的項(xiàng)目和已經(jīng)完成的項(xiàng)目分開來。5. 不要讓文件夾里裝得太滿。6. 記得備份文件歸檔系統(tǒng)。再強(qiáng)調(diào)一遍：這個(gè)聽起來有點(diǎn)枯燥，但是很重要。7. 按日期整理文件。這樣可以幫你在不點(diǎn)開文件夾的情況下確定那個(gè)文件是最近的8. 合理運(yùn)用”記事本“文件標(biāo)記和說明。

歸檔文件整理規(guī)則1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。? 本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。 2 定義本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。 2.1 歸檔文件? 立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 2.2 歸檔文件整理? 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。 2.3 件? 歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。 3 整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。 4 質(zhì)量要求 4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。 4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。 5 整理方法 5.1 裝訂? 歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。 5.2 分類? 歸檔文件可以采用年度－機(jī)構(gòu)（問題）－保管期限或保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。 5.2.1 按年度分類? 將文件按其形成年度分類。 5.2.2 按保管期限分類? 將文件按劃定的保管期限分類。 5.2.3 按機(jī)構(gòu)(問題)分類? 將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類（本項(xiàng)可以視情況予以取舍）。 5.3 排列? 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。 5.4 編號? 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。（見圖A1。圖示中“＊”號欄為選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無須設(shè)置。以下同）。 5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。 5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。 5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。 5.4.4 件號：文件的排列順序號。? 件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從"1"開始標(biāo)注。館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注。 5.4.5 機(jī)構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。 5.5 編目? 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。 5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。 5.5.1.1 件號：填寫室編件號。 5.5.1.2 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 5.5.1.3 文號：文件的發(fā)文字號。 5.5.1.4 題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加"〔〕"號。 5.5.1.5 日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。 5.5.1.6 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。 5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。 5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長×寬為297mm×210mm）。 5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。 5.6 裝盒? 將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。 5.6.1 檔案盒 5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。 5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。 5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。 5.6.2 備考表? 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。 5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 5.6.2.2 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 5.6.2.3 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

按照我們的習(xí)慣給你分類，僅供參考1項(xiàng)目試做階段文檔2項(xiàng)目量產(chǎn)階段文檔3客戶特殊要求訂單文檔4項(xiàng)目設(shè)計(jì)變更文檔

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合同歸檔文件整理方法包括，如何進(jìn)行文書整理歸檔工作

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